Spájanie textu | Použitie rozbaľovacieho zoznamu | Skrytie vzorcov | Ukrytie údajov | Vlastné odkazy na panely s nástrojmi | Transponovanie hodnôt | Rozšírené vyhľadávanie | Vloženie čísiel s počiatočnou nulou | Obmedzenie vstupu | Stavový riadok
Ak s Excelom pracujete pravidelne, viete, aké rozsiahle možnosti ukrýva. Dokážete s ním vypočítať všetko. Stačí vybrať správnu funkciu a výsledky sú na svete.
Pri každodennej práci používame už naučené metódy výpočtov stále dokola. Častokrát však existujú jednoduché triky, ktoré nám môžu prácu výrazne uľahčiť, lenže ich nepoznáme.
V tomto článku sa teda pozrieme na 10 užitočných tipov, ktoré vám zaručene ušetria čas v práci najmä vtedy, keď už s týmto programom viete dobre pracovať a hľadáte niečo na úrovni Excel pre pokročilých.
Program Excel a jeho využitie na konkrétnych príkladoch od začiatočníkov až po pokročilých sa môžete tiež pohodlne naučiť v našich video kurzoch.
Program Excel pracuje najmä s číslami, no častokrát v ňom použijeme aj rôzne texty na lepšie pochopenie údajov. Zrejme poznáte funkciu CONCATENATE, ktorou môžeme spájať text. Dá sa to však aj oveľa rýchlejšie.
Stačí použiť anglický znak &, ktorý na slovenskej klávesnici dostaneme klávesovou skratkou Pravý Alt + C.
Ak vo vzorci používate priamo napísaný text, nezabudnite ho dať do úvodzoviek. Takže napríklad:
= "Hodnota prvej bunky je " & A1 & " a hodnota druhej bunky je " & B1
V našom podrobnom článku nájdete vysvetlenie tých najdôležitejších Excel funkcií.
Excel pre pokročilých ukrýva aj pár príjemných grafických elementov. Napríklad rozbaľovací zoznam vám ušetrí nielen počet riadkov, ale taktiež zabráni používateľom zadať nesprávnu hodnotu. V nasledujúcich krokoch si vysvetlíme, ako môžete takýto rozbaľovací zoznam urobiť v programe Excel:
1. Vyberte bunku, v ktorej sa bude rozbaľovací zoznam nachádzať.
2. V karte "Údaje" kliknite na "Overenie údajov".
3. V sekcii "Povoliť" vyberte možnosť "Zoznam" a zadajte zdroj buniek, z ktorých chcete vybrať údaje. Stačí označiť rozsah daných buniek a kliknúť na tlačidlo OK.
Keď kliknete na bunku obsahujúcu vzorec, vzorec sa objaví v riadku vzorcov (na vrchu v oblasti ukážky vedľa tlačidla pre funkcie). Ide o užitočnú vec, no pokiaľ je vzorec komplikovaný a dlhý, môže to pôsobiť chaoticky. V takom prípade je dobré vzorec skryť. Vzorec bude naďalej počítať svoje úlohy, akurát sa nebude zobrazovať. Túto možnosť môžete použiť aj ako ochranu vzorcov pred ich kopírovaním. Nasledujte tieto kroky:
1. Vyberte bunku, ktorá má vzorec. Následne kliknite pravým tlačidlom myši a zvoľte možnosť "Formátovať bunky".
2. Prejdite na záložku "Ochrana".
3. Tu začiarknite políčko "Skryť vzorce" a stlačte "OK".
4. Prejdite do karty Revízia a kliknite na "Zabezpečiť hárok" .
5. Zvoľte si heslo, zaškrtnite možnosť "Formátovať bunky" a stlačte "OK".
Ukázali sme si, ako ukryť vzorec, no je tu ešte jeden spôsob na dôkladné ukrytie svojich údajov v programe Excel pre pokročilých.
1. Vyberte údaje, ktoré chcete skryť.
2. Kliknite na ne pravým tlačidlom a vyberte možnosť "Formátovať bunky".
3. Pod kartou Číslo zvoľte kategóriu Vlastné a zadajte ";;;;".
4. Prejdite do karty Revízia a kliknite na "Zabezpečiť hárok" .
5. Zvoľte si heslo, zaškrtnite možnosť "Formátovať bunky" a stlačte "OK".
Na hornom paneli s nástrojmi máte väčšinou prednastavené tri možností a to sú tieto: uložiť, vrátiť späť a obnoviť.
Ak chcete na tento panel pripnúť viac možností, tak kliknite na rozbaľovaciu šípku a vyberte si akékoľvek ďalšie možnosti:
Niekedy sa vám môže stať, že budete chcieť alebo potrebovať prehodiť riadky so stĺpcami. Teda hodnoty, ktoré máte v riadkoch, vložiť do stĺpcov a naopak. Mám pre vás dobrú správu, nebudete to musieť všetko prepisovať, Excel pre pokročilých vám dáva možnost údaje jednoducho transponovať. V nasledujúcich krokoch si ukážeme ako na to.
1. Vyberte bunky s dátami, ktoré chcete transponovať. Kliknite na ne pravým tlačidlom myši a zvoľte "Kopírovať".
2. Zvoľte si bunku, do ktorej chcete vložiť transponované hodnoty, a kliknite na ňu pravým tlačidlom myši a zvoľte možnosť "Prilepiť špeciálne" (alebo použite klávesovú skratku CTRL+ALT+V).
3. Zaškrtnite možnosť "Transponovať" a potvrďte stlačením tlačidla "OK".
V programe Excel môžeme nájsť niekoľko zástupných znakov, ktoré využijete pri filtrovaní alebo rozšírenom vyhľadávaní. Sú to znaky:
? (otáznik) - Zástupný znak za jeden ľubovoľný znak (číslo alebo písmeno). Napríklad l?s nájde výsledky ako les a los.
* (hviezdička) - Zástupný znak za ľubovoľný počet znakov (číslo alebo písmeno). Napríklad *ska nájde výsledky ako maska a páska.
~ (vlnovka) a za ňou ? alebo * - vyhľadá texty s ? alebo *. Napríklad l~?s nájde výsledok l?s.
Pre otvorenie vyhľadávania stačí použiť klávesovú skratku CTRL+F.
Hoci 0 pred ľubovoľným číslom nebude mať zmysel, niekedy sa vám stane, že ju tam budete potrebovať napísať (napríklad keď píšete telefónne čísla). Program Excel vám to štandardne neumožní.
Existuje však jeden šikovný trik, ako to urobiť. Pokiaľ chcete pred hodnotu napísať nulu, tak proste na začiatku danej hodnoty pridajte znak apostrofu: '
Na slovenskej klávesnici ho môžete napísať pomocou klávesovej skratky ALT+39.
Ak teda chcete napísať napr. telefónne číslo začínajúce 0907, tak do bunky to napíšte v tvare '0907 a zachováte tak aj počiatočnú nulu.
Niekedy sa stane, že práca s Excelom vyžaduje obmedziť vstupné údaje len na určité hodnoty. V programe Excel na to existuje jedna šikovná funkcia a my si ju ukážeme na nasledujúcom príklade.
Predpokladajme, že vykonávame prieskum o skupine ľudí vo veku od 15 do 30 rokov. Z celkovej databázy chceme však dostať len ľudí s týmto ohraničením veku. Ako na to?
Vyberte kartu "Údaje" a zvoľte možnosť "Overenie údajov".
Pod kartou Nastavenia v sekcii Povoliť vyberte "celé číslo" a vyplňte
ďalšie podrobnosti podľa vašej požiadavky.
V záložkách "Správa pri zadávaní" a "Chybové hlásenie" môžete vyplniť aj
text, ktorý sa má užívateľom pri zadávaní údajov zobrazovať.
O svojich hodnotách v pracovnom liste môžete získať niekoľko užitočných informácií, ako sú napríklad súčet, počet, maximálna hodnota a mnoho ďalších a to len jedným kliknutím.
Stačí jednoducho vybrať rozsah buniek, ktorých stav chcete zobraziť a v spodnej časti pracovného listu sa vám ukáže stavový riadok, v ktorom sa zobrazujú jednotlivé informácie. Tento riadok si môžete prispôsobiť pre vaše potreby
Kliknite pravým tlačidlom myši na tento riadok a môžete si vybrať, ktoré informácie o údajoch chcete zobraziť.
Pozrite si tiež článok Pokročilé funkcie Excelu pre profesionálov.
Náš video kurz Excelu