Práca s Excelom

V tejto sekcií sa budeme venovať práci s Excelom - ako ju zefektívniť, zrýchliť a skvalitniť. Či už ste v Exceli začiatočník alebo pokročilý používateľ, v týchto článkoch určite nájdete užitočné informácie pre zlepšenie práce s Excelom.

Prečo je práca s Excelom dôležitá

Už sme si zvykli na fakt, že počítače sú našim každodenným pomocníkom v mnohých ohľadoch. Spoliehame sa na ich presnosť a precíznosť a tiež na to, že v mnoho našu prácu uľahčujú a robia ju zaujímavejšou a záživnejšou a tiež menej náročnou.

Dnes sa už stáva bežnou realitou, že každý zamestnávateľ vyžaduje znalosť programov z balíčku Office. Do balíčku programov Office patria programy na tvorbu textu (Word), prezentácii (PowerPoint), tabuliek a grafov (Excel) a ďalšie programy na spracovanie mailov či poznámok. Znalosť a ovládanie týchto programov je zamestnávateľmi pokladaná za bežnú zručnosť, ktorú zvláda každý potencionálny záujemca o zamestnanie.

Program Excel je dnes jedným z najpoužívanejších programov na spracovanie dát. S jeho pomocou zvládame vytvárať jednoduché i zložité tabuľky, zvládame jednoduchý i pokročilý dizajn grafického spracovania našich výsledkov a vďaka matematickému aparátu, ktorý program Excel zvláda je aj analýza získaných dát oveľa jednoduchšia.

Napriek tomu je Excel jedným z najväčších strašiakov celého balíčka Office a väčšina zamestnancov i bežných ľudí v domácnostiach zvláda len najjednoduchšie úkony, ktoré program Excel ponúka. Len málo z nás si dokáže predstaviť alebo ovládať zložitejšie operácie v programe Excel a z toho dôvodu sa práci s ním vyhýba veľkým oblúkom. Ale prečo je to tak? Práca s Excelom je nielen zaujímavá, ale správne používanie všetkých operácií a návodov vie ušetriť obrovské množstvo času a tiež pokazených nervov.

Práca v Exceli sa dá rýchlo naučiť

Hoci je Excel považovaný za veľkého nepriateľa mnohých zamestnancov, ale aj študentov, ktorý počas štúdia potrebujú spracovať určitý obnos dát a s programom Excel prídu do kontaktu, nemusí to ostať tak. Pravdou je, že na zvládanie práce v programe Excel nepotrebujete žiadne špeciálne schopnosti v oblasti informatiky, ale úplne vám stačí základná inteligencia potrebná pri každej práci s počítačom. Čo všetko vám umožní práca v Exceli a čo všetko sa môžete naučiť?

Ak sa na program Excel pozrieme formou základnej poučky, tak dospejeme k záveru, že Excel je tabuľkový softvér, ktorý umožňuje rýchle, efektívne a najmä ľahké spracovanie získaných dát. Jeho obrovskou výhodou je, že získané dáta dokáže spracovať do prehľadnej formy, ktorú je možné zmeniť podľa svojich požiadaviek alebo prepracovať podľa vlastnej vôle a potreby.

Nezáleží na tom či ste vedec, ktorému sa súbor dát zmenil vďaka zmeneným podmienkam, ktoré sa vyskytli počas výskumu, ktorému sa práve venuje alebo ste zamestnanec vo firme a potrebujete dáta spracovať podľa nového nariadenia. Práca v programe Excel je prehľadná, rýchla a veľmi efektívna, takže vo veľkej miere šetrí čas, ktorý potom môžete využiť na aktivity, ktorým vďaka svojmu pracovnému nasadeniu nemôžete venovať toľko času, koľko by ste si priali.

Ako si prácu s Excelom prispôsobiť

Excel sa vďaka svojim analytickým nástrojom dokáže prispôsobiť vašej práci a vašim požiadavkám. Pomocou tabuľkových hárkov je schopný vytvárať tabuľky, ktorých dizajn sa môže odvíjať od vašej potreby alebo môžete nechať dýchať svoju kreatívnu dušu a dizajn si vytvoriť samy. Tvorba a ukladanie predvolených a vlastných šablón vo veľkej miere šetrí čas a navyše urýchľuje a zjednodušuje prácu, pretože rovnakú šablónu môžete používať vždy, keď si to situácia bude vyžadovať. Nie je žiadny problém vracať sa k starým výsledkom a upravovať ich alebo šablónu z tabuľky, ktorú ste vytvárali pred niekoľkými mesiacmi uplatniť na tabuľku, ktorú potrebujete vytvoriť teraz.

Každý z nás pozná hodiny presedené nad papiermi s kalkulačkou v ruke. Už si ani nespomíname koľkokrát sa vraciame stále k rovnakému výpočtu, ktorý sa jednoducho nezdá byť v poriadku a naše unavené oči odmietajú tlmočiť mozgu, že stále robíme jednoduchú výpočtovú chybu. Či už je to zabudnutá desatinná čiarka, prehodené znamienko alebo iná číslica, ktorá sa do našich výpočtov zatúlala, výsledkom je vždy chybný a nepoužiteľný výpočet, ktorý nielenže stojí za skreslením dát, ale navyše môže stáť za nezdarom celého dlhoročného výskumu alebo pokazí ročné zúčtovanie vo firme. Výsledkom bude vždy problém. Ale nemusí byť, ak si zvyknete na fakt, že Excel nie je vašim nepriateľom, ale obrovským pomocníkom. V programe Excel nie je žiadny problém vykonávať nielen jednoduché matematické operácie ako je sčítanie, odčítanie, násobenie a delenie, ale umožňuje aj použitie moderných vzorcov.

Moderné vzorce v Exceli

Vďaka použitiu moderných vzorcov v programe Excel už nie je žiadnym problémom potrebné dáta označiť a zvoliť požadovanú operáciu. Program sám vyhodnotí dáta a v priebehu okamihu vám dá výsledok, ktorý predtým predstavoval dlhé hodiny práce s kalkulačkou a tŕpnutie strachom nad tým, či sme všetky údaje zadali do kalkulačky správne. Zatúlaná číslica, mylné znamienko či desatinná čiarka vedia narobiť oveľa viac škody ako si bežný užívateľ dokáže predstaviť.

Navyše nie sú potrebné žiadne skúšky správnosti ako sme boli zvyknutí pred érou počítačových programov. Dôležité je skontrolovať správnosť zadaných dát. Už nie je potrebné overovať správnosť výpočtu niekoľkokrát a zadávať nekonečné rady číselných údajov do kalkulačky. Môžeme dôverovať programu, ktorý nám správny výsledok vie ukázať hneď po zadaní požadovanej operácie. Používanie vzorcov v programe Excel nielen urýchľuje a vo veľkej miere zjednodušuje prácu s číselnými údajmi, ale tiež prináša do spracovanie dát nevídanú presnosť, ktorá predtým znamenala hodiny a hodiny ťažkej práce so spracovaním dát.

Prezentovanie dát

Počas pracovných mítingov je prezentovanie dát vždy pútavejšie formou grafického spracovania výsledkov. Tabuľky nesú v sebe často obrovské množstvo dát a informácií, ktorých prezentácia môže byť únavná a zdĺhavá a napriek tomu si poslucháč nedokáže odniesť potrebné informácie, ktoré sú podstatné a veľmi dôležité. Grafické spracovanie výsledkov vo forme grafov či kriviek je pre našich poslucháčov oveľa zaujímavejšou a podnetnejšou formou prezentácie ako len suché predstavenie získaných dát vo forme tabuľky. Program Excel umožňuje rýchle a jednoduché spracovanie tabuliek do formy grafov, ktoré budú svojim dizajnom spĺňať všetky vaše požiadavky.

Vďaka novým funkciám nie je žiadny problém v programe Excel tvoriť okrem klasických grafov ako napríklad koláčový alebo stĺpcový aj grafy so zložitejším a komplexnejším dizajnom. Jediným kliknutím je možne nielen vytvoriť pútavý graf využiteľný pri prezentácii svojich výsledkov a hypotéz ale tiež vytvárať prognózy a predpovedať trendy, ktoré budú pozorovanú situáciu ovplyvňovať v najbližšom období či sa budú týkať dlhodobých časových úsekov.

Tabuľkový softvér Excel zjednodušuje prácu aj medzi kolegami na pracovisku. Zdieľanie jednotlivých tabuliek či celých zošitov v programe Excel umožňuje veľmi rýchlu a zároveň jednoduchú spoluprácu medzi jednotlivými článkami reťaze. V reálnom čase je možné sledovať vývoj dát, dopĺňať a upravovať tabuľky. Už nie je potrebné, aby každý pracoval len na svojej časti a následne sa celá skladačka dát skladala do hromady až po vypracovaní každej úlohy. Zamestnanci a pracovníci môžu svoje dáta vkladať do tabuliek hneď a zároveň porovnávať svoje výsledky a pokroky. Okrem jednoduchej a efektívnej tvorby je tiež práca s Excelom rýchlejšia a na vzniknuté chyby je možné prísť v kratšom čase.

Dnes už nie je potrebné pracovať s programom Excel len na počítači alebo notebooku. Vývoj postupuje a nezaostáva ani program Excel, ktorý sa vďaka aplikáciám rozšíril na tablety a mobilné telefóny. Stále váhate či je práca s programom Excel vhodná práve pre vás?

Využitie Excelu

Hoci prevláda názor, že tabuľkový softvér Excel je primárne určený pre zamestnancov firiem, ktorí sa zaoberajú účtovníctvom, nie je to celkom pravda. Program Excel využije vo svojej bežnej práci každý a nezáleží na tom, či ste študent, ktorý potrebuje dáta spracovať do formy jednoduchých tabuliek a grafov alebo vedec, ktorý tvorí podklady pre svoj nový výskum. Výhody programu Excel oceníte aj vo svojich domácnostiach, kedy vám napríklad môže pomôcť udržať svoje mesačné výdavky pod kontrolou a napríklad ušetriť peniaze, ktoré si môžete vychutnať počas letnej dovolenky.

Programy balíčku Office sú dnes nielen vyžadované na rôznych postoch a zamestnávatelia ich považujú za bežnú súčasť zručností u svojich zamestnávateľov, ale navyše predstavujú možnosť ako svoju prácu urýchliť a urobiť ju efektívnejšou. Nemusíme k nim pristupovať ako k svojim nepriateľom, ale môžeme z nich urobiť pomocníkov, ktorých sa neskôr už nebudeme chcieť vzdať. Práca v Exceli prinesie prehľadnosť do vašich dát a pomôže vám vniesť do práce istú mieru presnosti, ktorá predtým predstavovala dlhé hodiny práce.

Ak ešte stále váhate nad tým, či sa v Exceli naučiť pracovať, nenechávajte svoje rozhodnutie neisté. Program Excel nepredstavuje žiadne zložité učenie či dlhé hodiny učenia sa príkazov naspamäť. Stačí efektívny kurz Excelu cez internet a za pár dní to máte v malíčku. Ovládanie tohto programu je totiž jednoduché a práca vám vďaka nemu pôjde oveľa rýchlejšie, než si viete teraz predstaviť.

Články v kategórii Práca s Excelom:

1. Excel klávesové skratky

Otvoriť video kurz

Máte otázky?

Môžem vám s niečím pomôcť? Chýba vám niečo v mojich návodoch? Dajte mi prosím vedieť, aby som to doplnil:


 

Naučte sa Excel online vďaka môjmu jednoduchému video kurzu!