Články v kategórii Príklady:
Záznam dochádzky | Dochádzka na papieri alebo v Exceli | Ako urobiť dochádzku v Exceli | Vyznačenie víkendov | Ako sledovať dochádzku | Dochádzka v Exceli | Stiahnuť dochádzku v Exceli
V tomto článku si ukážeme, ako vytvoriť a prispôsobiť tabuľku pre sledovanie dochádzky. Na konci článku si môžete v poslednom odstavci stiahnuť pripravenú šablónu pre dochádzku, ktorú môžete ihneď použiť pre svoje potreby.
Sledovať dochádzku je dôležité na to, aby sme vedeli, kto bol v daný moment na danom mieste. V práci štandardne pomocou dochádzky sledujeme, či zamestnanci boli v práci v daný deň. Prípadne sa dá sledovanie dochádzky aj zlúčiť s plánovačom dovoleniek. Na to sa pozrieme v článku Kalendár Excel. Sledovanie dochádzky má uplatnenie nielen v práci. Môže ho využiť učiteľ v škole, tréner v športovom tíme alebo podnikateľ, ktorý sleduje “dochádzku” zákazníkov na organizované podujatia.
Sledovať dochádzku na papieri sa môže na prvý pohľad zdať jednoduchšie. Pero a nejaký kus papiera alebo servítky máme skoro vždy poruke, a rýchlo zapísať, kto na danom mieste je alebo nie, je otázka chvíľky. Problémov však s takýmto štýlom sledovania dochádzky je mnoho. Takýto papier môžme veľmi ľahko stratiť. Ak máme na každý deň jeden takýto papier, bude veľmi zdĺhavé urobiť prehľad za viac dní. Budeme musieť všetko prepisovať ručne. Zapisovať dochádzku priamo do Excelu má mnoho výhod:
Ako je zrejmé, dochádzku vrelo odporúčam sledovať a zapisovať v Exceli. Ak sa chcete Excel naučiť kompletne, odporúčam otvoriť si moje video kurzy Excelu.
Teraz si ukážeme, ako môžete sledovať dochádzku v Exceli.
Je mnoho spôsobov, akým sa dá urobiť dochádzka v Exceli. Záleží to hlavne od využitia. Ukážeme si príklad, keď potrebujeme monitorovať dochádzku počas jedného mesiaca. Povedzme, že máme 10 zamestnancov. Chceme sledovať ich dochádzku počas mesiaca jún 2019.
Najjednoduchšie by bolo vytvoriť takúto tabuľku, kde v riadkoch sú mená a v stĺpcoch kalendárny deň mesiaca jún.
My si však vytvoríme oveľa lepšiu tabuľku dochádzky. Čísla dní si zameníme za dátumy.
Pretiahneme túto bunku na všetky bunky. Potom v záložke Domov klikneme na zmeníme text na Zvislý text.
Teraz si tabuľku ešte trochu vylepšíme. Najprv si vyznačíme víkendy pomocou funkcie WEEKDAY. Táto funkcia nám vráti deň v týždni, začínajúci nedeľou. Pre utorok by vrátil teda hodnotu 3. V riadku nad dátumom 6/1/2019 do bunky vložíme vzorec =WEEKDAY(C5). Tento vzorec pretiahneme do všetkých buniek nad dátumami.
Pomocou podmieneného formátovania si vyznačíme víkendové dni šedou farbou. Označíme si bunky, pre ktoré chceme podmienené formátovanie. V našom prípade bunky C5:AF15. Následne klikneme v záložke Domov na Podmienené formátovanie. Zvolíme možnosť Nové pravidlo.
Chceme, aby bunky boli so šedým pozadím, ak sa jedná o víkend. Víkend je označený v riadku 4 číslom 7 (sobota) a 1 (nedeľa). Napíšeme teda nasledovný vzorec:
=OR(C$4=7,C$4=1)
Pozor na dolárový symbol vo vzorci. Musí byť iba pred číslom 4.
Farbu zmeníme na šedú. Klikneme na OK.
Výborne, krásne sa nám víkendy vyznačili.
Sledovať môžeme napríklad dni neprítomnosti. Ak by napríklad účastník s menom “Meno 3“ chýbal 11 a 20 júna, mohli by sme zapísať do týchto dní ”x“. „Meno 4“ chýbal 4,7,14,18 a 27 júna.
Môžeme si pridať stĺpec, v ktorom spočítame dni neprítomnosti pre každého účastníka. Využijeme funkciu COUNTA, ktorú hlbšie preberám v článku Funkcia COUNTIF. Táto funkcia nám vráti počet buniek, ktoré nie sú prázdne. Do bunky AG6 vpíšeme vzorec:
=COUNTA(C6:AF6)
Tento vzorec pretiahneme do ostatných buniek. Do bunky AG5 vpíšeme “Počet absencií” a text nakloníme proti smeru hodinových ručičiek, podobne ako sme text obracali zvislo na začiatku tohto článku.
Teraz si vytvoríme dochádzku pre celý rok. Využijeme na to tabuľku, ktorú sme si v tomto článku vytvorili pre jún. Vytvoríme z nej tabuľku pre každý mesiac. V prvom rade si vymažeme nepotrebné údaje. Ostane nám čistá tabuľka pre jún.
Výborne. Pre vytvorenie kalendára pre celý rok budeme musieť ešte urobiť zopár krokov.
Podobne vymažeme aj ostatné dni na konci mesiacov, ktoré by nemali byť. Napríklad deň 31. september neexistuje.
Ešte budeme musieť zmeniť podmienené formátovanie pre každú tabuľku.
Prvé pravidlo vymažeme. V druhom pravidle zmeníme vzorec na:
=$C$19:$AG$29
Potom klikneme na druhé pravidlo a klikneme na "Upraviť pravidlo..."
Zmeníme vzorec tak, aby odzrkadľoval riadok, v ktorom máme funkciu WEEKDAY pre február:
=OR(C$18=7,C$18=1)
Klikneme na OK.
Môžeme ešte skryť riadky, ktoré obsahujú vzorec WEEKDAY. Klikneme v vľavom panely na riadok pravým tlačidlom na myši a vyberieme "Skryť".
Tento istý postup zopakujeme aj pre ostatné tabuľky (ostatných mesiacov).
Takto sme si vytvorili kalendár pre rok 2019.
Samozrejme, tento kalendár dochádzky si môžete sami naforátovať podľa vkusu. Každý mesiac môžete farebne odlíšiť, pridať názvy mesiacov ako nadpis každej tabuľky, zmeniť farbu víkendov na zelenú, atď.
Tu si môžete priamo stiahnuť kalendár pre monitorovanie dochádzky v Exceli, ktorý sme si spolu vytvorili v tomto článku, a to pre rok 2019, 2020, 2021, 2022 a 2023.
Ak by ste mali náhodou návrh na vylepšenie tohto kalendára, neváhajte mi napísať. Rád tento kalendár vylepším!
V ďalšom článku si tento kalendár prispôsobíme, aby sme ho mohli využiť aj na plánovanie dovolenky, sviatkov atď.
Náš video kurz Excelu