Dochádzka Excel

Záznam dochádzky | Dochádzka na papieri alebo v Exceli | Ako urobiť dochádzku v Exceli | Vyznačenie víkendov | Ako sledovať dochádzku | Dochádzka v Exceli | Stiahnuť dochádzku v Exceli

V tomto článku si ukážeme, ako vytvoriť a prispôsobiť tabuľku pre sledovanie dochádzky. Na konci článku si môžete v poslednom odstavci stiahnuť pripravenú šablónu pre dochádzku, ktorú môžete ihneď použiť pre svoje potreby.


Záznam dochádzky

Sledovať dochádzku je dôležité na to, aby sme vedeli, kto bol v daný moment na danom mieste. V práci štandardne pomocou dochádzky sledujeme, či zamestnanci boli v práci v daný deň. Prípadne sa dá sledovanie dochádzky aj zlúčiť s plánovačom dovoleniek. Na to sa pozrieme v článku Kalendár Excel (*pracujem na ňom). Sledovanie dochádzky má uplatnenie nielen v práci. Môže ho využiť učiteľ v škole, tréner v športovom tíme alebo podnikateľ, ktorý sleduje “dochádzku” zákazníkov na organizované podujatia.


Dochádzka na papieri alebo v Exceli

Sledovať dochádzku na papieri sa môže na prvý pohľad zdať jednoduchšie. Pero a nejaký kus papiera alebo servítky máme skoro vždy poruke, a rýchlo zapísať, kto na danom mieste je alebo nie, je otázka chvíľky. Problémov však s takýmto štýlom sledovania dochádzky je mnoho. Takýto papier môžme veľmi ľahko stratiť. Ak máme na každý deň jeden takýto papier, bude veľmi zdĺhavé urobiť prehľad za viac dní. Budeme musieť všetko prepisovať ručne. Zapisovať dochádzku priamo do Excelu má mnoho výhod:

  • Ak sa pomýlime, nemusíme škrtať. Jednoducho bleskurýchle prepíšeme hodnotu bunky.
  • Môžeme pohodlne zapisovať celé dni, mesiace alebo roky na jednom mieste. Nepotrebujeme na to stovky papierov.
  • V Exceli môžme urobiť prehľady dochádzky behom chvíľky s minimálnym úsilím.
  • Pokiaľ si súbor niekde dobre uložíme (napríklad na one-drive), nikdy ho nestratíme a bude nám k dispozícií vždy a z akéhokoľvek miesta na svete.

Ako je zrejmé, dochádzku vrelo odporúčam sledovať a zapisovať v Exceli. Ak sa chcete Excel naučiť kompletne, odporúčam otvoriť si moje video kurzy Excelu.

Teraz si ukážeme, ako môžete sledovať dochádzku v Exceli.


Ako urobiť dochádzku v Exceli

Je mnoho spôsobov, akým sa dá urobiť dochádzka v Exceli. Záleží to hlavne od využitia. Ukážeme si príklad, keď potrebujeme monitorovať dochádzku počas jedného mesiaca. Povedzme, že máme 10 zamestnancov. Chceme sledovať ich dochádzku počas mesiaca jún 2019.

Najjednoduchšie by bolo vytvoriť takúto tabuľku, kde v riadkoch sú mená a v stĺpcoch kalendárny deň mesiaca jún.

Dochádzka Excel príprava

My si však vytvoríme oveľa lepšiu tabuľku dochádzky. Čísla dní si zameníme za dátumy.

Pridať dátum

Pretiahneme túto bunku na všetky bunky. Potom v záložke Domov klikneme na zmeníme text na Zvislý text.

Otočiť text nahor


Vyznačenie víkendov

Teraz si tabuľku ešte trochu vylepšíme. Najprv si vyznačíme víkendy pomocou funkcie WEEKDAY. Táto funkcia nám vráti deň v týždni, začínajúci nedeľou. Pre utorok by vrátil teda hodnotu 3. V riadku nad dátumom 6/1/2019 do bunky vložíme vzorec =WEEKDAY(C5). Tento vzorec pretiahneme do všetkých buniek nad dátumami.

Funkcia WEEKDAY

Pomocou podmieneného formátovania si vyznačíme víkendové dni šedou farbou. Označíme si bunky, pre ktoré chceme podmienené formátovanie. V našom prípade bunky C5:AF15. Následne klikneme v záložke Domov na Podmienené formátovanie. Zvolíme možnosť Nové pravidlo.

Podmienené formátovanie dochádzka Excel

Chceme, aby bunky boli so šedým pozadím, ak sa jedná o víkend. Víkend je označený v riadku 4 číslom 7 (sobota) a 1 (nedeľa). Napíšeme teda nasledovný vzorec:

=OR(C$4=7,C$4=1)

Pozor na dolárový symbol vo vzorci. Musí byť iba pred číslom 4.

Nové pravidlo formátovania

Farbu zmeníme na šedú. Klikneme na OK.

Dochádzka formát

Výborne, krásne sa nám víkendy vyznačili.



Ako sledovať dochádzku

Sledovať môžeme napríklad dni neprítomnosti. Ak by napríklad účastník s menom “Meno 3“ chýbal 11 a 20 júna, mohli by sme zapísať do týchto dní ”x“. „Meno 4“ chýbal 4,7,14,18 a 27 júna.

Sledovanie dochádzky

Môžeme si pridať stĺpec, v ktorom spočítame dni neprítomnosti pre každého účastníka. Využijeme funkciu COUNTA, ktorú hlbšie preberám v článku Funkcia COUNTIF. Táto funkcia nám vráti počet buniek, ktoré nie sú prázdne. Do bunky AG6 vpíšeme vzorec:

=COUNTA(C6:AF6)

Tento vzorec pretiahneme do ostatných buniek. Do bunky AG5 vpíšeme “Počet absencií” a text nakloníme proti smeru hodinových ručičiek, podobne ako sme text obracali zvislo na začiatku tohto článku.

Sledovanie dochádzky Excel


Dochádzka v Exceli

Teraz si vytvoríme dochádzku pre celý rok. Využijeme na to tabuľku, ktorú sme si v tomto článku vytvorili pre jún. Vytvoríme z nej tabuľku pre každý mesiac. V prvom rade si vymažeme nepotrebné údaje. Ostane nám čistá tabuľka pre jún.

  • Do bunky A2 vpíšeme "Rok" a do bunky B2 dátum prvého dňa, teda 1/1/2019.
  • Vložíme nový stĺpec pred existujúci stĺpec AG.
  • Do bunky C5 vložíme vzorec =$B$2. Tým sme zmenili zobrazený mesiac na január, pretože teraz prvý deň našej tabuľky je 1/1/2019.
  • Do bunky D5 vložíme vzorec =C5+1. Tento vzorec pretiahneme do ostatných buniek zobrazujúcich dátum.
  • Január má 31 dní, preto skopírujeme stĺpec AF do stĺpca AG.

Dochádzka Excel príklad

Výborne. Pre vytvorenie kalendára pre celý rok budeme musieť ešte urobiť zopár krokov.

  • Skopírovať túto tabuľku 11 krát pod našu tabuľku. Tak budeme mať 12 tabuliek (pre 12 mesiacov).
  • Vždy do prvého dňa v mesiaci skopírovať hodnotu posledného dňa predošlého mesiaca. Napríklad v druhej tabuľke (pre február) skopírujem hodnotu posledného dátumu pomocou vzorca =AG5. Zopakujem to pre všetky tabuľky.
  • Vidím, že napríklad vo februári mám tri marcové dni. Tie vymažeme.


Podobne vymažeme aj ostatné dni na konci mesiacov, ktoré by nemali byť. Napríklad deň 31. september neexistuje.

Ešte budeme musieť zmeniť podmienené formátovanie pre každú tabuľku.

Prvé pravidlo vymažeme. V druhom pravidle zmeníme vzorec na:

=$C$19:$AG$29

Zmena pravidla formátovania

Potom klikneme na druhé pravidlo a klikneme na "Upraviť pravidlo..."

Zmeníme vzorec tak, aby odzrkadľoval riadok, v ktorom máme funkciu WEEKDAY pre február:

=OR(C$18=7,C$18=1)

Klikneme na OK.

Vzorec pre formát

Môžeme ešte skryť riadky, ktoré obsahujú vzorec WEEKDAY. Klikneme v vľavom panely na riadok pravým tlačidlom na myši a vyberieme "Skryť".

Tento istý postup zopakujeme aj pre ostatné tabuľky (ostatných mesiacov).

Takto sme si vytvorili kalendár pre rok 2019.

Samozrejme, tento kalendár dochádzky si môžete sami naforátovať podľa vkusu. Každý mesiac môžete farebne odlíšiť, pridať názvy mesiacov ako nadpis každej tabuľky, zmeniť farbu víkendov na zelenú, atď.


Stiahnuť dochádzku v Exceli

Tu si môžete priamo stiahnuť kalendár pre monitorovanie dochádzky v Exceli, ktorý sme si spolu vytvorili v tomto článku, a to pre rok 2019, 2020, 2021, 2022 a 2023.

Dochádzka Excel

Ak by ste mali náhodou návrh na vylepšenie tohto kalendára, neváhajte mi napísať. Rád tento kalendár vylepším!

V ďalšom článku si tento kalendár prispôsobíme, aby sme ho mohli využiť aj na plánovanie dovolenky, sviatkov atď.

 
  Otvoriť video kurz

Naučte sa Excel online vďaka môjmu jednoduchému video kurzu!